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SMSデンタルアポ
歯科医院向け予約キャンセル防止システム 電話番号宛にメッセージを送信して予約キャンセル防止！ |
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使い方：中断・定期検診の患者への連絡
インストール
検索
1. 連絡の種別とその他の検索条件を入力します。
検索種別と検索条件の意味は次の通りです。
| 説明 | |
|---|---|
| 種別 | 予約の確認（通常、無断キャンセル、定期検診）、予約のお願い（中断患者・定期検診）のいずれかを選択します。 |
| 連絡方法 | 連絡方法（SMS、Eメール、ハガキ、電話、その他）を選択します。 |
| ステータス | 連絡ステータスで検索結果を絞り込む際に使用します。 連絡ステータスは、予約データごとに、予約の確認用のステータス（今回の予約のための連絡のステータス）と、予約のお願い用のステータス（次回の予約のための連絡のステータス）の２つがあります。 例えば、ある予約データについて、予約確認の電話を行いステータスを「電話連絡済み」にした場合でも、次回の中断防止の連絡をする際の連絡ステータスは「電話連絡なし」にするということが可能です。 予約データに1日前のリマインドメッセージが設定されている場合、その予約の予約確認用の連絡ステータスは、メッセージ送信1回とカウントされます。1日前と1週間前の2通のリマインドメッセージが設定されている場合、2回とカウントされます。 |
| 期間 | 期間を指定します。 ・種別が予約の確認の場合は、対象となる予約の期間の指定となります。 ・種別が予約のお願い（中断患者）の場合は、中断のもととなった予約の期間の指定となります。この場合のみ過去の日を指定します。 ・種別が予約のお願い（定期検診）の場合は、定期検診の期間の指定となります。 期間（開始日）は、 ・日による指定（365日前～60日後） ・週による指定（先々々々週月曜日、先々々週月曜日、先々週月曜日、先週月曜日、今週月曜日、来週月曜日、再来週月曜日、再々来週月曜日、再々々来週月曜日） ・月による指定（先々月1日、先々月6日、先々月11日、先々月16日、先々月21日、先々月26日、先月1日、先月6日、先月11日、先月16日、先月21日、先月26日、 今月1日、今月6日、今月11日、今月16日、今月21日、今月26日、 来月1日、来月6日、来月11日、来月16日、来月21日、再来月26日、再来月1日、再来月6日、再来月11日、再来月16日、再来月21日、再来月26日） から選択することができます。 期間（終了日）は、 ・日による指定（365日前～60日後） ・週による指定（先々々々週日曜日、先々々週日曜日、先々週日曜日、先週日曜日、今週日曜日、来週日曜日、再来週日曜日、再々来週日曜日、再々々来週日曜日） ・月による指定（先々月5日、先々月10日、先々月15日、先々月20日、先々月25日、先々月末日、先月5日、先月10日、先月15日、先月20日、先月25日、先月末日、 今月5日、今月10日、今月15日、今月20日、今月25日、今月末日、 来月5日、来月10日、来月15日、来月20日、来月25日、再来月末日、再来月5日、再来月10日、再来月15日、再来月20日、再来月25日、再来月末日） から選択することができます。 【メモ】
本日の日を変更することができます。 例えば、毎週土曜日に来週の予約の連絡をするという運用で、土曜日に連絡を忘れて次の月曜日に連絡することになった場合、本日を先週の土曜日にすると、検索条件（期間：来週月曜日～来週日曜日）を変更する必要がないので便利です。 |
| 治療、治療(除外) | 治療で検索結果を絞り込む際に使用します。 |
| 患者分類、患者分類(除外) | 患者の分類やマークで検索結果を絞り込む際に使用します。 |
検索種別が「予約確認（無断キャンセル）」の場合は、無断キャンセルの予約が対象となります。検索種別がそれ以外の場合は、キャンセル以外の予約が対象となります。
指定された期間に次回予定「継続」の予約があり、かつ、指定された期間の終了日、もしくは、本日（基準日）＋設定で指定されている「継続来院」の日数までに予約が入っていないことが、中断連絡対象の条件となります。
指定された期間に次回予定となっている予約があり（例えば、指定された期間に本日が含まれる場合で本日より3ヶ月前に次回予定「メンテ(3月後)」の予約がある場合）、かつ、指定された期間の終了日、もしくは、本日（基準日）＋設定で指定されている「メンテナンス来院」の日数までに予約が入っていないことが、定期検診連絡対象の条件となります。
2. 「検索」ボタンを押します。
検索結果が表示されます。
検索結果には、同一の患者に関するデータは1件のみ表示されます。
同一の患者の複数の予約データが検索条件に該当する場合、検索種別が「予約の確認」の場合は日時が古いものが表示されます。検索種別が「予約のお願い」の場合は日時が新しいものが表示されます。
連絡
(A) SMS送信の場合
A-1. 連絡の対象にチェックを入れ、「SMS送信」ボタンを押します。
ショートメッセージ送信画面が開きます。
ショートメッセージ送信画面の使い方は、使い方：ショートメッセージの送信を参照ください。
ショートメッセージの宛名の文字数を指定することができます。患者姓名がこの文字数を超える場合は、姓のみもしくは姓名なしになります。
A-2. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。
(B) メール送信の場合
B-1. 連絡の対象にチェックを入れ、「メール送信」ボタンを押します。
Eメール送信画面が開きます。
B-2. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。
(C) ハガキ作成の場合
C-1. 連絡の対象にチェックを入れ、「ハガキ作成」ボタンを押します。
ハガキ宛名データをファイルに保存することができます。
ハガキの宛名データはAprintというソフトで印刷することができます。Aprintにつきましては、使い方；患者管理；はがき宛名印刷を参照ください。
C-2. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。
(D) 電話連絡の場合
D-1. 電話番号を見ながら電話をかけます。電話がつながった場合にチェックを入れます。
D-2. 「電話連絡」ボタンを押します。
D-3. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。
検索の例
・種別： 予約の確認
・連絡方法： 電話、SMS送信可を除外する
・ステータス： メッセージ送信なし、電話連絡なし
・期間： 1日後～1日後
・種別： 予約の確認
・連絡方法： 電話
・ステータス： 電話連絡なし
・期間： 7日後～7日後
・治療： インプラント
・種別： 予約の確認
・連絡方法： 電話
・ステータス： 電話連絡なし
・期間： 来週月曜日～来週日曜日
・患者分類： VIP
・種別： 予約の確認（無断キャンセル）
・連絡方法： 電話
・ステータス： 電話連絡なし
・期間： 本日～本日
・種別： 予約の確認（定期検診）
・連絡方法： ハガキ
・ステータス： ハガキ送付なし
・期間： 来月1日～来月末日
・種別： 予約の確認（定期検診）
・連絡方法： ハガキ
・ステータス： メッセージ1回以下、ハガキ送付なし
・期間： 来月1日～来月末日
・種別： 予約のお願い（中断患者）
・連絡方法： SMS
・ステータス： メッセージ送信なし
・期間： 14日前～本日
・種別： 予約のお願い（中断患者）
・連絡方法： SMS
・ステータス： メッセージ1回
・期間： 14日前～本日
・種別： 予約のお願い（中断患者）
・連絡方法： SMS
・ステータス： メッセージ2回以上、電話連絡なし
・期間： 14日前～本日
・種別： 予約のお願い（定期検診）
・連絡方法： SMS
・ステータス： メッセージ送信なし
・期間： 来月1日～来月末日
・種別： 予約のお願い（定期検診）
・連絡方法： ハガキ、SMS送信可を除外する
・ステータス： ハガキ送付なし
・期間： 来月1日～来月末日
・種別： 予約のお願い（定期検診）
・連絡方法： ハガキ、SMS送信可を除外する
・ステータス： 電話連絡なし
・期間：今月1日～今月末日
検索条件の保存
1. 「検索条件の保存」ボタンを押します。
2. 設定名を入力します。
保存した検索条件は、セレクトボックスで選択すると読み込むことができます。
連絡結果の分析
(A) 連絡方法ごとの無断キャンセル率
予約データ分析ツールで、分析対象を「無断キャンセル」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス1」にします。
| 説明 | |
|---|---|
| なし | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ1) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ2) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (ハ) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (電) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (ハ)(電) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ1)(ハ) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ1)(電) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ1)(ハ)(電) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ2)(ハ) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ2)(電) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ2)(ハ)(電) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (他) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。 |
| (メ1)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ2)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (ハ)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (電)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (ハ)(電)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ1)(ハ)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ1)(電)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ1)(ハ)(電)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ2)(ハ)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ2)(電)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。 |
| (メ2)(ハ)(電)(他) | 「メッセージ（SMS, メール）2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。 |
(B) 連絡方法ごとの定期検診の無断キャンセル率
治療グループとして、メンテナンス来院を表すグループ「メンテ来院」を作成します。
分析対象を「無断キャンセル」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス1」、もう一つの絞込・比較方法を「治療グループ（メンテ来院）」にします。
(C) 連絡方法ごとの中断率
分析対象を「中断率」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス2」にします。
(D) 連絡方法ごとのメンテナンス来院率（リコール率）
分析対象を「メンテナンス来院率」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス2」にします。
