SMSデンタルアポ SMSデンタルアポ
歯科医院向け予約キャンセル防止システム
電話番号宛にメッセージを送信して予約キャンセル防止!

使い方:中断・定期検診の患者への連絡

インストール

遠隔サポートでインストールさせていただきますので、遠隔サポートツールを実行して、03-6908-6934までお電話ください。
なお、歯科予約データ分析ツールをインストールするためには、Windowsパソコン(Windows 10, 8, 7, Vista, XPなど)が必要です。

検索

1. 連絡の種別とその他の検索条件を入力します。

検索種別と検索条件の意味は次の通りです。

説明
種別 予約の確認(通常、無断キャンセル、定期検診)、予約のお願い(中断患者・定期検診)のいずれかを選択します。
連絡方法 連絡方法(SMS、Eメール、ハガキ、電話、その他)を選択します。
ステータス 連絡ステータスで検索結果を絞り込む際に使用します。

連絡ステータスは、予約データごとに、予約の確認用のステータス(今回の予約のための連絡のステータス)と、予約のお願い用のステータス(次回の予約のための連絡のステータス)の2つがあります。 例えば、ある予約データについて、予約確認の電話を行いステータスを「電話連絡済み」にした場合でも、次回の中断防止の連絡をする際の連絡ステータスは「電話連絡なし」にするということが可能です。

予約データに1日前のリマインドメッセージが設定されている場合、その予約の予約確認用の連絡ステータスは、メッセージ送信1回とカウントされます。1日前と1週間前の2通のリマインドメッセージが設定されている場合、2回とカウントされます。
期間 期間を指定します。
・種別が予約の確認の場合は、対象となる予約の期間の指定となります。
・種別が予約のお願い(中断患者)の場合は、中断のもととなった予約の期間の指定となります。この場合のみ過去の日を指定します。
・種別が予約のお願い(定期検診)の場合は、定期検診の期間の指定となります。

期間(開始日)は、
・日による指定(365日前~60日後)
・週による指定(先々々々週月曜日、先々々週月曜日、先々週月曜日、先週月曜日、今週月曜日、来週月曜日、再来週月曜日、再々来週月曜日、再々々来週月曜日)
・月による指定(先々月1日、先々月6日、先々月11日、先々月16日、先々月21日、先々月26日、先月1日、先月6日、先月11日、先月16日、先月21日、先月26日、 今月1日、今月6日、今月11日、今月16日、今月21日、今月26日、 来月1日、来月6日、来月11日、来月16日、来月21日、再来月26日、再来月1日、再来月6日、再来月11日、再来月16日、再来月21日、再来月26日)
から選択することができます。

期間(終了日)は、
・日による指定(365日前~60日後)
・週による指定(先々々々週日曜日、先々々週日曜日、先々週日曜日、先週日曜日、今週日曜日、来週日曜日、再来週日曜日、再々来週日曜日、再々々来週日曜日)
・月による指定(先々月5日、先々月10日、先々月15日、先々月20日、先々月25日、先々月末日、先月5日、先月10日、先月15日、先月20日、先月25日、先月末日、 今月5日、今月10日、今月15日、今月20日、今月25日、今月末日、 来月5日、来月10日、来月15日、来月20日、来月25日、再来月末日、再来月5日、再来月10日、再来月15日、再来月20日、再来月25日、再来月末日)
から選択することができます。
【メモ】

本日の日を変更することができます。 例えば、毎週土曜日に来週の予約の連絡をするという運用で、土曜日に連絡を忘れて次の月曜日に連絡することになった場合、本日を先週の土曜日にすると、検索条件(期間:来週月曜日~来週日曜日)を変更する必要がないので便利です。

治療、治療(除外) 治療で検索結果を絞り込む際に使用します。
患者分類、患者分類(除外) 患者の分類やマークで検索結果を絞り込む際に使用します。
予約確認(無断キャンセル)の検索について

検索種別が「予約確認(無断キャンセル)」の場合は、無断キャンセルの予約が対象となります。検索種別がそれ以外の場合は、キャンセル以外の予約が対象となります。

予約のお願い(中断患者)の検索について

指定された期間に次回予定「継続」の予約があり、かつ、指定された期間の終了日、もしくは、本日(基準日)+設定で指定されている「継続来院」の日数までに予約が入っていないことが、中断連絡対象の条件となります。

予約のお願い(定期検診)の検索について

指定された期間に次回予定となっている予約があり(例えば、指定された期間に本日が含まれる場合で本日より3ヶ月前に次回予定「メンテ(3月後)」の予約がある場合)、かつ、指定された期間の終了日、もしくは、本日(基準日)+設定で指定されている「メンテナンス来院」の日数までに予約が入っていないことが、定期検診連絡対象の条件となります。

2. 「検索」ボタンを押します。

検索結果が表示されます。

【メモ】

検索結果には、同一の患者に関するデータは1件のみ表示されます。

同一の患者の複数の予約データが検索条件に該当する場合、検索種別が「予約の確認」の場合は日時が古いものが表示されます。検索種別が「予約のお願い」の場合は日時が新しいものが表示されます。

連絡

(A) SMS送信の場合

A-1. 連絡の対象にチェックを入れ、「SMS送信」ボタンを押します。

ショートメッセージ送信画面が開きます。

ショートメッセージ送信画面の使い方は、使い方:ショートメッセージの送信を参照ください。

【メモ】

ショートメッセージの宛名の文字数を指定することができます。患者姓名がこの文字数を超える場合は、姓のみもしくは姓名なしになります。

A-2. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。

(B) メール送信の場合

B-1. 連絡の対象にチェックを入れ、「メール送信」ボタンを押します。

Eメール送信画面が開きます。

B-2. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。

(C) ハガキ作成の場合

C-1. 連絡の対象にチェックを入れ、「ハガキ作成」ボタンを押します。

ハガキ宛名データをファイルに保存することができます。

ハガキの宛名データはAprintというソフトで印刷することができます。Aprintにつきましては、使い方;患者管理;はがき宛名印刷を参照ください。

C-2. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。

(D) 電話連絡の場合

D-1. 電話番号を見ながら電話をかけます。電話がつながった場合にチェックを入れます。

D-2. 「電話連絡」ボタンを押します。

D-3. 連絡ステータスの記録画面で、連絡を記録します。

検索の例

検索例1-1:SMSが送信されない予約について、1日前に電話で連絡をする(電話連絡済を除く)

・種別: 予約の確認
・連絡方法: 電話、SMS送信可を除外する
・ステータス: メッセージ送信なし、電話連絡なし
・期間: 1日後~1日後

検索例1-2:特定の治療(インプラント)の予約について、1週間前に電話で連絡をする(電話連絡済を除く)

・種別: 予約の確認
・連絡方法: 電話
・ステータス: 電話連絡なし
・期間: 7日後~7日後
・治療: インプラント

検索例1-3:特定の患者(分類:VIP)の来週の予約について、電話で連絡をする(電話連絡済を除く)

・種別: 予約の確認
・連絡方法: 電話
・ステータス: 電話連絡なし
・期間: 来週月曜日~来週日曜日
・患者分類: VIP

検索例2-1:本日無断キャンセルをした患者に、電話で連絡をする(電話連絡済を除く)

・種別: 予約の確認(無断キャンセル)
・連絡方法: 電話
・ステータス: 電話連絡なし
・期間: 本日~本日

検索例3-1:来月に定期検診の予約を入れている患者に、ハガキで連絡をする(ハガキ送付済を除く)

・種別: 予約の確認(定期検診)
・連絡方法: ハガキ
・ステータス: ハガキ送付なし
・期間: 来月1日~来月末日

検索例3-2:来月に定期検診の予約を入れている患者で、1週間前のSMS送信が設定されていない患者に、ハガキで連絡をする(ハガキ送付済みを除く)

・種別: 予約の確認(定期検診)
・連絡方法: ハガキ
・ステータス: メッセージ1回以下、ハガキ送付なし
・期間: 来月1日~来月末日

検索例4-1:受付で次の予約を取らず2週間経過した患者に、SMSで連絡をする(SMS送信済を除く)

・種別: 予約のお願い(中断患者)
・連絡方法: SMS
・ステータス: メッセージ送信なし
・期間: 14日前~本日

検索例4-2:受付で次の予約を取らず2週間経過した患者で、SMSを送信しても予約を取っていない患者に、SMSを再送する

・種別: 予約のお願い(中断患者)
・連絡方法: SMS
・ステータス: メッセージ1回
・期間: 14日前~本日

検索例4-3:受付で次の予約を取らず2週間経過した患者で、SMSを再送しても予約を取っていない患者に、電話で連絡をする(電話連絡済を除く)

・種別: 予約のお願い(中断患者)
・連絡方法: SMS
・ステータス: メッセージ2回以上、電話連絡なし
・期間: 14日前~本日

検索例5-1:来月に定期検診の予定(予約なし)の患者に、SMSで連絡をする(SMS送信済を除く)

・種別: 予約のお願い(定期検診)
・連絡方法: SMS
・ステータス: メッセージ送信なし
・期間: 来月1日~来月末日

検索例5-2:来月に定期検診の予定(予約なし)の患者で、SMSの連絡ができない患者に、ハガキで連絡をする(ハガキ送付済を除く)

・種別: 予約のお願い(定期検診)
・連絡方法: ハガキ、SMS送信可を除外する
・ステータス: ハガキ送付なし
・期間: 来月1日~来月末日

検索例5-3:今月に定期検診の予定(予約なし)の患者で、予約を取っていない患者に、電話で連絡をする(電話連絡済を除く)

・種別: 予約のお願い(定期検診)
・連絡方法: ハガキ、SMS送信可を除外する
・ステータス: 電話連絡なし
・期間:今月1日~今月末日

検索条件の保存

1. 「検索条件の保存」ボタンを押します。

2. 設定名を入力します。

保存した検索条件は、セレクトボックスで選択すると読み込むことができます。

連絡結果の分析

(A) 連絡方法ごとの無断キャンセル率

予約データ分析ツールで、分析対象を「無断キャンセル」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス1」にします。

【メモ】
予約の確認(通常、無断キャンセル、定期検診)に関する分析を行う場合は、連絡ステータス1(この予約に関する連絡のステータス)による分析を行います。 一方、予約のお願い(中断患者、定期検診)に関する分析を行う場合は、連絡ステータス2(この予約の次の予約に関する連絡のステータス)による分析を行います。
【メモ】
連絡ステータスのそれぞれの意味は次の通りです。
説明
なし 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(メ1) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(メ2) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(ハ) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(電) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。
(ハ)(電) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。
(メ1)(ハ) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(メ1)(電) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。
(メ1)(ハ)(電) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。
(メ2)(ハ) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(メ2)(電) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。
(メ2)(ハ)(電) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡なし」を意味します。
(他) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡なし」を意味します。
(メ1)(他) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。
(メ2)(他) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。
(ハ)(他) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。
(電)(他) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。
(ハ)(電)(他) 「メッセージ(SMS, メール)送信なし」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。
(メ1)(ハ)(他) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。
(メ1)(電)(他) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。
(メ1)(ハ)(電)(他) 「メッセージ(SMS, メール)1回」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。
(メ2)(ハ)(他) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡なし」「その他連絡あり」を意味します。
(メ2)(電)(他) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付なし」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。
(メ2)(ハ)(電)(他) 「メッセージ(SMS, メール)2回以上」「ハガキ送付あり」「電話連絡あり」「その他連絡あり」を意味します。
上記以外の連絡ステータスによる分析が必要な場合は、連絡ステータスグループを作成して分析することができます。 例えば、「ハガキ送付なし」の分析を行う場合は、なし、(メ1)、(メ2)、(電)、(メ1)(電)、(メ2)(電)、(他)、(メ1)(他)、(メ2)(他)、(電)(他)、(メ1)(電)(他)、(メ2)(電)(他)を組み合わせたグループを作成します。

(B) 連絡方法ごとの定期検診の無断キャンセル率

治療グループとして、メンテナンス来院を表すグループ「メンテ来院」を作成します。

分析対象を「無断キャンセル」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス1」、もう一つの絞込・比較方法を「治療グループ(メンテ来院)」にします。

(C) 連絡方法ごとの中断率

分析対象を「中断率」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス2」にします。

(D) 連絡方法ごとのメンテナンス来院率(リコール率)

分析対象を「メンテナンス来院率」にし、絞り込み・比較方法を「連絡スタータス2」にします。