SMSデンタルアポ SMSデンタルアポ
歯科医院向け予約キャンセル防止システム
電話番号宛にメッセージを送信して予約キャンセル防止!

使い方:歯科ネット予約システム

設定

1. 設定画面で設定を行います。

それぞれの設定項目の意味は以下の通りです。

医院情報
医院名
電話番号
ホームページURL
住所
一言メッセージ
営業時間説明
ネット予約ページ上で公開される医院の情報です。
動作設定
時間単位ネット予約の開始時間の単位です。
例えば15分にした場合、XX時0分, XX時15分, XX時30分, XX時45分からの予約が可能になります。
◯×の条件1患者様に選択させる症状の一覧と、症状ごとの予約の可否の条件を設定します。
◯×の条件1を満たさない場合 ◯×の条件1を満たさない場合の表示を×もしくは△のどちにするかを設定します。
なお、◯×の条件1を満たさない場合が△の場合でも、◯×の条件2で×の場合は、×になります。
◯×の条件2◯×の条件1に条件を追加する場合に設定します。
予約が入ったときの同一時間帯の予約数に関する条件です(予約が入る前の予約数ではないことにご注意ください)。
例えば、2未満は◯,4以上は×という条件で、新たに入る予約の列数が1の場合、
・1本も予約が入っていない時間は◯(ネット予約可)
・1本もしくは2本の予約が入っている時間は△(電話で要確認)
・3本以上の予約が入っている時間は×(予約不可)
となります。
◎の条件時間帯の予約空き状況の表示で◎とする条件です。
ネット予約可能日ネット予約が可能となる日の範囲です。
例えば、ネット予約可能日を「2日後から」にして、1日の開始時刻を「18時」にした場合、18時までは明日以降の予約が取れて18時以降は明後日以降の予約が取れるという設定になります。
具体的には、10月10日14時の予約は、
・10月8日にとることはできます。
・10月9日10時にとることはできます。(1日の開始時刻より前のため、10月9日10時は10月8日と見なされるためです)
・10月9日19時にとることはできません。
診療時間の既定値◯×の条件1を使用しない場合(◯×の条件2のみを使用する場合)の、ネット予約が入ったときの診療時間です。
受付終了時間補正受付終了時間補正を10分に設定すると、例えば、午前の営業時間が12時30分までの場合に、12時40分までに終わる予約を受け付けるようになります(例:12時20分から20分間の予約を受け付けます)。
また、-20分に設定すると、例えば、午前の営業時間が12時30分までの場合に、12時10分までに終わる予約を受け付けるようになります(例:12時0分から15分間の予約は受け付けません)。
来院時間初診の患者様の来院時間と、時間選択画面に表示されるメッセージを設定します。
(例) ※初めて来院される方は、問診票を記入いただきますので、診療時間の10分前にご来院ください。
自動承認ネット予約を自動承認するかどうか、また、自動承認したときの予約の背景色を設定します。
追加メッセージ(トップ)ネット予約のトップ画面に表示される追加メッセージを設定します。
メッセージ(症状選択)「症状を選択してください」という表記を変更する場合に設定します。
追加メッセージ(予約完了メール)患者様に送信されるメールもしくは予約完了後のページに表示される追加メッセージを設定します。
表示
リンクお問い合わせフォームや、初診予約のリンクを表示するかどうかを設定します。
時間帯
時間帯1~6ネット予約の日の選択画面で表示する時間帯です。
患者入力項目(初診予約用)
選択項目1~4ネット予約の情報入力画面で患者様に選択してもらう項目です。4つまで設定できます。
その他「再診かどうかの選択欄」や「連絡事項欄」を表示するかどうかを設定できます。
再診予約機能のための設定
再診予約機能の設定を参照ください。

2. 画面上部の「更新」ボタンを押して、設定を保存します。

3. 設定の保存後、「ネット予約のページを見る」のリンクをクリックすると、ネット予約ページの動作を確認することができます。

ネット予約ページへのリンクの設置

1. 設定画面の「リンクタグの作成」のリンクをクリックします。

リンクタグの作成のページが開きます。

2. 形式を選んでリンクタグを作成します。

3. リンクタグを御医院のホームページに設置します。

【メモ】

リンクタグの設置についてご不明な点がある場合は、弊社(03-6908-6934)にお電話ください。

遠隔操作サポートツールなどを使ってサポートさせていただきます。

予約申請の処理(承認)

1. 患者様がネット予約のページで予約を行うと、予約管理画面で予約申請の通知が届きます。

【メモ】

患者様からの予約申請があったときに、通知を行うか・音を鳴らすかなどはパソコンごとに設定できます。

2. 予約申請の通知をクリックします。

予約申請処理画面が開きます。

3. 患者様の情報を確認します。

4. 承認のタブをクリックします。

承認画面が開きます。

5. 医師や衛生士の情報を入力し、「承認」ボタンを押します。

承認処理が完了します。患者様のところに予約確定のメールが届きます。

予約申請の処理(却下)

1. 予約申請処理画面の却下のタブをクリックします。

却下画面が開きます。

2. 患者様に連絡する内容を選択し、「却下」ボタンを押します。

却下処理が完了します。患者様のところに、予約手続きが完了しなかった旨を連絡するメールが届きます。

【メモ】

予約手続きが完了しなかった旨を連絡するメールは、ccで歯科医院宛にも送信されます。

なお、承認時のメールは、自動承認の場合のみ歯科医院宛にccされます。(自動承認でない場合は、内容が自明なため、歯科医院宛には送信されません。)

予約申請履歴の閲覧

1. ホーム画面の「申請履歴」のリンクをクリックします。

ネット予約申請の履歴が1週間ごとに表示されます。

予約拒否登録

1. ホーム画面の「拒否リスト」のリンクをクリックします。

ネット予約拒否リストの画面が開きます。

2. メールアドレスや名前を入力して、「新規登録」ボタンを押します。

登録が完了します。

【メモ】

予約拒否登録は、予約申却下画面のリンクからも行うことができます。

患者様からのお問い合わせ

患者様は予約画面のお問い合わせフォームから、御医院への連絡やお問い合わせを送信することができます。

患者様からのお問い合わせがあると、歯科医院のメールアドレス(設定画面の「メール機能→返信先アドレス」で設定されているアドレス)宛てにメールが届きます。

再診予約機能の設定

1. 設定画面で以下の設定を行います。

再診予約機能のための設定
患者番号の表記ネット予約の画面で、「患者番号」をどう表記するかを設定します。(例:診察券番号)
◯×の条件1患者様に選択させる症状の一覧と、症状ごとの予約の可否の条件を設定します。
◯×の条件2◯×の条件1に条件を追加する場合に設定します。
1患者の最大予約数1人の患者の最大予約数です。本日以降の予約数がこの数に達した場合、その患者のネット予約を新たに取ることはできません。
ネット予約可能日ネット予約が可能となる日の範囲です。
担当患者の担当の設定と、条件1の担当の設定のどちらを優先するかを設定します。
診療時間の既定値ネット予約が入ったときの診療時間です。◯×の条件1や患者データの設定から決まらない場合のみ使用されます。
自動承認ネット予約を自動承認するかどうかを設定します。
予約患者へのメッセージ予約を取った患者様に表示するメッセージを設定します。
メッセージは、患者様に送信されるメールもしくは予約完了後のページに表示されます。
症状選択画面のメッセージ「症状を選択してください」という表記を変更する場合に設定します。
選択項目1~4ネット予約の情報入力画面で患者様に選択してもらう項目です。4つまで設定できます。
その他「連絡事項欄」を表示するかどうかを設定します。